Секретарь, делопроизводитель, помощник руководителя, Санкт-Петербург

Информация о компании:

Организация работает с 1995 года.

Основным направлением деятельности являются – оказание услуг технического заказчика, проектные и строительные работы (генподряд), оказание услуг по водоснабжению и водоотведению на территории промышленной зоны «Шушары».

Обязанности:

• 1.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
• 2. Принимать поступающую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• 3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• 4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
• 5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• 6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
• 7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• 8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• 9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
• 10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
• 11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
• 12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе, организовывать заказ и доставку билетов для служебных поездок руководства.
• 13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
• 14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• 15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• 16. Осуществление контроля за ведением журнала учета ежедневных служебных командировок, за приходом и уходом сотрудников в офис.
• 17. Организация заказа и доставки канцелярских принадлежностей ежемесячно и питьевой воды, кофе - по мере необходимости.
• 18. Осуществление кадрового учета сотрудников Агентства: оформление приема, увольнения работников, ведение личных дел и иных необходимых кадровых документов.
• 19. Обеспечение жизнедеятельности офиса

20 Сдача ключей от помещения офиса на охрану.